گیــــلان تــایــپ

ادغام پستی (تهیه یک نامه برای چندین نفر)

فرض کنید شما قصد دارید متن یک نامه را برای افراد زیادی تهیه کنید. کار طاقت‏فرسا و سختی خواهد بود اگر تصمیم داشته باشید که به ازای هر نفر، یک نامه ایجاد کنید و یا متن نامه خودتون رو به تعداد نفرات کپی کند و بعد تک تک نام افراد مورد نظر خودتون را در جای خودش قرار بدهید.
برای این منظور، مایکروسافت ورد، امکانی را در نظر گرفته است که اصطلاحاً به اون ادغام پستی (Mail Merge) می‏گویند. از طریق این امکان شما می‏توانید فهرستی از اسامی، همراه با مشخصات مورد نظر خودتون تهیه کنید و اون رو در فایلی ذخیره کنید. سپس متن نامه خودتون رو هم در فایل جداگانه ذخیره کنید و در آخر، فایل فهرست را به متن نامه خودتون ارتباط بدهید و خروجی نامه‏ها رو دریافت کنید.

  آموزش:

شما ابتدا باید فهرست اسامی که می‏خواهید به آنها نامه ارسال کنید در یک فایل جداگانه مثلاً با نام List.doc ذخیره کنید.
به طور مثال این فهرست می‏تواند شامل سرعنوان‏های زیر باشد:

این فایل به عنوان فایل منبع اطلاعاتی (Data source) مورد استفاده قرار می‏گیرد.
حالا متن نامه خود را تهیه کنید و محل اسامی و دیگر اطلاعات را با فونت و اندازه دلخواه مشخص کنید.
وقت آن است که فایل منبع اطلاعاتی خود را به فایل نامه متصل کنید.
با راست‏کلیک بر روی فضای خالی از منوی ابزار، از لیست منوهای ظاهر شده، نوار ابزار Mail Merge را فعال کنید.

اولین آیکن از این نوار ابزار یک پاکت نامه زرد رنگ را نمایش می‏دهد. بر روی آن کلیک کنید و از فهرست انواع سند اصلی، نامه (Letter) را انتخاب کنید.
دومین آیکن شبیه جدول و با عنوان Open Date Source است. بر روی آن کلیک کنید و مسیر فایل List.doc را پیدا و open کنید. با این کار، منبع اطلاعات نامه شما به فایل نامه معرفی می‏شود.
آیکن ششم از این نوار ابزار را جهت درج فیلدهای اطلاعاتی در محل مناسب خود کلیک کنید.
عناوین فیلدها مطابق با سرعنوان‏های فایل فهرست شما می‏باشد.
یکی یکی تمام فیلدهای لازم را در جای خود Insert کنید. عنوان فیلد وارد شده، داخل گیومه قرار گرفته و هنگامی که بر روی آن کلیک کنید، به رنگ خاکستری در خواهد آمد.
برای دیدن خروجی نامه خود می‏توانید بر روی آیکن View Merge Data ( ) کلیک کنید.
هنگامی که ظاهر فایل نامه خود را کامل کردید، می‏توانید از نامه خود خروجی بگیرید.
با استفاده از آیکن‏های حرکتی شما می‏توانید درون فایل منبع اطلاعاتی حرکت کنید و تک‏تک ردیف‏های آن را مشاهده کنید.

بر روی آیکن Merge to New Document () کلیک کنید. در پنجره باز شده می‏توانید مشخص کنید که نامه برای کدام یک از ردیف‏های منبع اطلاعاتی شما ادغام شود. انتخاب‏های پیش روی شما، All برای ادغام تمام ردیف‏ها، Current record برای ادغام ردیف جاری(در این مثال، ردیف شماره ۱۷، ردیف جاری در نظر گرفته می‏شود) و From…. To….. برای ادغام ردیف‏های مورد نظر شما در دامنه‏ای که تعیین می‏کنید، می‏باشد.
با کلیک بر روی دکمه Ok فایل جدیدی ایجاد خواهد شد که در آن، به ازای هر ردیف از فایل منبع اطلاعاتی، یک نامه جداگانه با مشخصات داده شده تهیه می‏شود.